Warum überhaupt Geschäftsdokumente digitalisieren?

Es ist kein Geheimnis: Die Arbeit mit digitalen Dateien spart Zeit und hilft, Papierberge abzubauen. Durchsuchbare Dokumente, automatisierte Workflows und einfachere Backups sind erst der Anfang. Ohne einen durchdachten Ansatz kann die Digitalisierung von Dokumenten jedoch mehr Verwirrung als Klarheit bringen – vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige mit begrenzten Ressourcen und Zeit.

Fehler 1: Von Anfang an die Dateiablage vernachlässigen

Sie scannen und laden motiviert hoch, aber wohin mit den Dateien? Dokumente wahllos in einen Ordner zu werfen (oder schlimmer: sie einfach als "scan001.pdf", "scan002.pdf" usw. zu benennen) führt fast sofort zu Problemen.

• Verwenden Sie klare Ordnerstrukturen: Sortieren Sie z. B. nach Jahr, Projekt, Kunde oder Dokumenttyp.
• Etablieren Sie konsistente Dateinamen-Konventionen: Zum Beispiel ist "2024-07-01_Rechnung_Meyer.pdf" später viel leichter auffindbar.

Fehler 2: Die Qualität der Scans nicht kontrollieren

Verschwommene, schiefe oder unvollständige Scans sind ein Albtraum für alle. Schlechte Scanqualität bringt auch Texterkennung (OCR)-Software durcheinander und führt zu Fehlern bei der Datenerfassung.

Tipp: Kontrollieren Sie nach dem Scannen immer die Lesbarkeit. Nichts darf abgeschnitten oder unlesbar sein – besonders, wenn Sie später automatische Erfassungstools nutzen möchten.

Fehler 3: Das Toolset unnötig verkomplizieren

Es ist verlockend, jede neue App auszuprobieren. Doch zu viele Tools führen schnell zu Chaos – vor allem, wenn sie nicht miteinander kompatibel sind oder für den Alltag schlicht zu komplex.

• Suchen Sie nach einfach zu bedienenden Tools.
• Zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht nutzen.
• Datenschutz hat Vorrang – viele Geschäftsdokumente sind vertraulich!

Mit einem Tool wie manyparse vermeiden Sie Überforderung: Es ist intuitiv, schnell und auf echte Bürobedürfnisse ausgerichtet – ohne endlose Menüs oder komplizierte Integrationen.

Fehler 4: Datenschutz und Sicherheit außer Acht lassen

Geschäftsdokumente enthalten oft vertrauliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Finanzen. Das Hochladen auf unsichere Plattformen oder fehlende Zugriffsrechte bergen schnell Datenschutzrisiken.

Tipp: Überprüfen Sie immer, wohin Ihre Daten gelangen. Nutzen Sie Tools mit Schwerpunkt auf Datenschutz und teilen Sie Dateien nie über unsichere Kanäle.

Fehler 5: Nicht definieren, welche Informationen wirklich benötigt werden

Beim Umstieg auf digital speichert man oft einfach leere Scans. Doch echten Mehrwert bietet nur, was man auch durchsuchen und auslesen kann – wie Rechnungsnummern, Daten, Namen, Beträge usw.

• Legen Sie fest, welche Felder für Sie wichtig sind: Was suchen oder melden Sie regelmäßig?
• Richten Sie Erfassungs-Vorlagen ein oder markieren Sie wichtige Stellen beim Digitalisieren direkt.

Automatisierte Tools helfen hier weiter: Services wie manyparse ermöglichen es, genau die benötigten Informationen aus Standarddokumenten einfach, schnell und sicher auszulesen.

So vermeiden Sie diese Digitalisierungsfehler

1. Planen Sie Ihre Ordner- und Dateinamen-Systematik vor dem Scannen.
2. Scans immer doppelt auf Lesbarkeit prüfen – Lesbarkeit ist oberstes Gebot.
3. Wählen Sie ein bis zwei Tools, die Ihren echten Bedarf abdecken – und bleiben Sie bei diesen.
4. Achten Sie auf starken Datenschutz: Wählen Sie Tools, die Ihre Vertraulichkeit ebenso schätzen wie Sie selbst.
5. Definieren Sie, welche Informationen Sie erfassen möchten – und richten Sie Ihren digitalen Prozess darauf aus, wirkliche Daten zu gewinnen, nicht nur leere Scans abzulegen.

Bonus: Häufige Fragen zur Dokumentendigitalisierung

Welches Dateiformat ist für Scans am besten?

PDFs sind flexibel und weit verbreitet. Für Fotos (z. B. Belege, Visitenkarten) können JPG oder PNG sinnvoll sein. Zum Archivieren und Durchsuchen immer PDF/A verwenden.

Ist OCR (Texterkennung) zuverlässig genug?

Moderne OCR-Lösungen arbeiten meist sehr zuverlässig – vorausgesetzt, die Scans sind sauber. Trotzdem sollten Sie wichtige Daten prüfen, denn handschriftliche oder schlechte Vorlagen führen oft zu Fehlern.

Wie lange sollte ich digitale Dokumente aufbewahren?

Halten Sie sich an die geltenden Aufbewahrungsfristen – genau wie bei Papier. Für Geschäftsunterlagen sind das meist sechs bis zehn Jahre.

Fazit: Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten leicht gemacht

Digitalisierung erleichtert das Büro – wenn Sie einige Stolperfallen vermeiden. Mit einer guten Planung, Lesbarkeitskontrolle, einfachen Lösungen, Datenschutzfokus und Orientierung an echten Datenbedarfen profitieren Sie von der Digitalisierung ohne Umstände.

Möchten Sie es noch einfacher machen? Probieren Sie manyparse aus – speziell für kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt, die schnell und einfach Ordnung schaffen möchten – mit Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit im Fokus.