Schritt-für-Schritt: Schlüsselinformationen aus Word-Dokumenten extrahieren
Word-Dokumente sind allgegenwärtig – Rechnungen, Verträge, Formulare und mehr. Doch was wäre, wenn Sie wichtige Informationen automatisch extrahieren könnten und dabei Zeit und Aufwand sparen? In dieser Anleitung lernen Sie eine einfache Schritt-für-Schritt-Methode kennen, mit der Sie die wichtigsten Details aus Ihren Word-Dateien erhalten – ganz ohne Technikstudium.
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Daniel
Jun 9, 2025

Warum Informationen aus Word-Dokumenten extrahieren?

Word-Dokumente sind ein Grundpfeiler der Geschäftswelt – von Rechnungen und Sitzungsnotizen bis hin zu Verträgen und Anträgen. Aber seien wir ehrlich: Das manuelle Suchen nach wichtigen Informationen in jeder Datei kann viel Zeit kosten und das Fehlerrisiko erhöhen. Die Automatisierung dieses Prozesses gibt Ihnen Zeit für wichtigere Aufgaben. Zudem lassen sich extrahierte Daten leichter sortieren und weiterverwenden, beispielsweise in Tabellen oder CRM-Tools.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Schlüsselinformationen aus Word-Dokumenten extrahieren

Schritt 1: Definieren Sie, was Sie benötigen

Fragen Sie sich zunächst: Welche Informationen brauche ich eigentlich? Vielleicht möchten Sie den Rechnungsbetrag, den Namen des Kunden oder wichtige Fristen erfassen. Seien Sie spezifisch. Eine Liste der benötigten Felder bewahrt Sie vor Verwirrung und sorgt für einen klaren Ablauf.

Schritt 2: Sammeln Sie Ihre Word-Dokumente

Sammeln Sie alle Word-Dateien, die Sie verarbeiten möchten. Falls möglich, bewahren Sie sie in einem Ordner auf – so werden die nächsten Schritte einfacher. Wenn Sie mit E-Mail-Anhängen arbeiten, laden Sie diese am besten gesammelt herunter.

Schritt 3: Wählen Sie Ihr Extraktionstool

Heutzutage muss man kein Experte sein, um Daten aus Word-Dokumenten zu extrahieren. Tools wie manyparse machen es ganz einfach: Laden Sie Ihre Dateien hoch, legen Sie die benötigten Informationen fest und lassen Sie das Tool den Rest erledigen. Besonders praktisch bei manyparse ist die intuitive Einrichtung und der datenschutzorientierte Ansatz – ideal für Freelancer und kleine Unternehmen.

Schritt 4: Definieren Sie Ihre Felder

Notieren Sie für jeden Dokumententyp die Felder, die Sie extrahieren möchten – zum Beispiel „Kundenname“, „Rechnungsdatum“ oder „Gesamtbetrag“. In Extraktionstools können Sie diese Felder meist anlegen und Richtlinien für das gewünschte Format festlegen. Der Assistent von manyparse führt Sie dabei unkompliziert durch den Prozess.

Schritt 5: Lassen Sie das Tool arbeiten

Sobald Ihre Felder definiert sind, lassen Sie Ihr Extraktionstool die Word-Dokumente verarbeiten. Mit manyparse können Sie sogar intelligente Formatierungsregeln anwenden, sodass Ihre extrahierten Werte direkt in anderen Tools nutzbar sind – ganz ohne Nachbearbeitung.

Schritt 6: Prüfen und exportieren Sie Ihre Ergebnisse

Überprüfen Sie kurz, ob die extrahierten Informationen plausibel sind. Die meisten modernen Tools zeigen vor dem Export eine Vorschau, sodass Sie die volle Kontrolle behalten. Exportieren Sie Ihre Ergebnisse als Tabelle oder CSV, um sie in Ihren Lieblingsprogrammen weiterzuverwenden oder sicher zu archivieren.

Praxistipps für zuverlässige Ergebnisse

  • Standardisieren Sie Ihre Dokumente: Einheitliche Layouts machen die Extraktion genauer. Nutzen Sie, falls möglich, Vorlagen für Rechnungen oder Formulare.
  • Prüfen Sie Felder bei neuen Layouts doppelt: Wenn Sie das Format Ihrer Dokumente ändern, vergewissern Sie sich, dass Ihr Extraktionstool weiterhin die richtigen Informationen findet.
  • Starten Sie klein: Testen Sie zunächst mit ein paar Dokumenten, um Ihre Felder und Regeln zu verfeinern.
  • Denken Sie an den Datenschutz: Verwenden Sie nur Tools, die Wert auf den Schutz Ihrer Daten legen. Bei manyparse bleiben Ihre Dateien nicht in einer geschlossenen Umgebung gefangen.

Wann automatisieren – und wann lieber händisch?

Wenn Sie nur wenige Dateien pro Monat bearbeiten, reicht die manuelle Extraktion oft aus. Müssen Sie jedoch regelmäßig mehrere Dokumente verarbeiten oder möchten jede Woche eine Stunde (oder mehr!) sparen, lohnt sich die Automatisierung. Auch bei plötzlichen Arbeitsspitzen, wie der quartalsweisen Buchhaltung, ist automatisierte Extraktion ideal.

FAQ: Informationen aus Word-Dokumenten extrahieren

  • Funktioniert das auch mit älteren .doc-Dateien? Die meisten Extraktionstools, darunter manyparse, unterstützen sowohl .doc- als auch .docx-Formate. Prüfen Sie einfach den Dateityp vor dem Hochladen.
  • Was ist, wenn meine Dokumente Tabellen und Bilder enthalten? Tools mit intelligenter Layout-Erkennung (wie manyparse) können meist auch Tabellen verarbeiten und Text mit OCR-Funktion aus Bildern extrahieren.
  • Kann ich Gesamtbeträge oder berechnete Werte extrahieren? Auf jeden Fall. Legen Sie einfach ein Feld mit dem erwarteten Format an, und das Tool sucht und erfasst diesen Wert für Sie.
  • Sind meine Daten sicher? Prüfen Sie immer die Datenschutzrichtlinien eines Tools. manyparse setzt auf Datenschutz und gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Dateien.

Fazit: Machen Sie Ihren Workflow smarter

Kein mühsames Durchscrollen und Kopieren von Informationen mehr. Durch automatisierte Extraktion sparen Sie Zeit, reduzieren Stress und vermeiden Fehler – und behalten stets die Kontrolle über Ihre Daten. Mit einer Lösung wie manyparse werden Sie überrascht sein, wie einfach sich Ihre digitale Büro-Routine optimieren lässt.
Sind Sie bereit? Testen Sie manyparse kostenlos.

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