Word-Dokumente sind ein Grundpfeiler der Geschäftswelt – von Rechnungen und Sitzungsnotizen bis hin zu Verträgen und Anträgen. Aber seien wir ehrlich: Das manuelle Suchen nach wichtigen Informationen in jeder Datei kann viel Zeit kosten und das Fehlerrisiko erhöhen. Die Automatisierung dieses Prozesses gibt Ihnen Zeit für wichtigere Aufgaben. Zudem lassen sich extrahierte Daten leichter sortieren und weiterverwenden, beispielsweise in Tabellen oder CRM-Tools.
Fragen Sie sich zunächst: Welche Informationen brauche ich eigentlich? Vielleicht möchten Sie den Rechnungsbetrag, den Namen des Kunden oder wichtige Fristen erfassen. Seien Sie spezifisch. Eine Liste der benötigten Felder bewahrt Sie vor Verwirrung und sorgt für einen klaren Ablauf.
Sammeln Sie alle Word-Dateien, die Sie verarbeiten möchten. Falls möglich, bewahren Sie sie in einem Ordner auf – so werden die nächsten Schritte einfacher. Wenn Sie mit E-Mail-Anhängen arbeiten, laden Sie diese am besten gesammelt herunter.
Heutzutage muss man kein Experte sein, um Daten aus Word-Dokumenten zu extrahieren. Tools wie manyparse machen es ganz einfach: Laden Sie Ihre Dateien hoch, legen Sie die benötigten Informationen fest und lassen Sie das Tool den Rest erledigen. Besonders praktisch bei manyparse ist die intuitive Einrichtung und der datenschutzorientierte Ansatz – ideal für Freelancer und kleine Unternehmen.
Notieren Sie für jeden Dokumententyp die Felder, die Sie extrahieren möchten – zum Beispiel „Kundenname“, „Rechnungsdatum“ oder „Gesamtbetrag“. In Extraktionstools können Sie diese Felder meist anlegen und Richtlinien für das gewünschte Format festlegen. Der Assistent von manyparse führt Sie dabei unkompliziert durch den Prozess.
Sobald Ihre Felder definiert sind, lassen Sie Ihr Extraktionstool die Word-Dokumente verarbeiten. Mit manyparse können Sie sogar intelligente Formatierungsregeln anwenden, sodass Ihre extrahierten Werte direkt in anderen Tools nutzbar sind – ganz ohne Nachbearbeitung.
Überprüfen Sie kurz, ob die extrahierten Informationen plausibel sind. Die meisten modernen Tools zeigen vor dem Export eine Vorschau, sodass Sie die volle Kontrolle behalten. Exportieren Sie Ihre Ergebnisse als Tabelle oder CSV, um sie in Ihren Lieblingsprogrammen weiterzuverwenden oder sicher zu archivieren.
Wenn Sie nur wenige Dateien pro Monat bearbeiten, reicht die manuelle Extraktion oft aus. Müssen Sie jedoch regelmäßig mehrere Dokumente verarbeiten oder möchten jede Woche eine Stunde (oder mehr!) sparen, lohnt sich die Automatisierung. Auch bei plötzlichen Arbeitsspitzen, wie der quartalsweisen Buchhaltung, ist automatisierte Extraktion ideal.
Kein mühsames Durchscrollen und Kopieren von Informationen mehr. Durch automatisierte Extraktion sparen Sie Zeit, reduzieren Stress und vermeiden Fehler – und behalten stets die Kontrolle über Ihre Daten. Mit einer Lösung wie manyparse werden Sie überrascht sein, wie einfach sich Ihre digitale Büro-Routine optimieren lässt.
Sind Sie bereit? Testen Sie manyparse kostenlos.