Einleitung

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, wissen Sie schon, dass die Verarbeitung von Rechnungen schnell zum Kopfschmerz werden kann. Zettelwirtschaft, händisches Eingeben der Details, Fehlersuche – all das summiert sich und hält Sie von der eigentlichen Arbeit ab. Aber was wäre, wenn Sie vieles davon automatisieren könnten? Gute Nachrichten: Moderne Tools und clevere Abläufe können die Rechnungsverarbeitung beinahe mühelos machen. Hier sind die fünf besten Wege, wie Sie das Handling von Rechnungen in Ihrem kleinen Unternehmen automatisieren können.

1. Spezielle Tools zur Rechnungsautomatisierung nutzen

Rechnungsautomatisierungs-Tools sind dafür gemacht, eingehende Rechnungen mit minimalem Aufwand zu bearbeiten. Sie scannen Rechnungen (aus E-Mails, gescannten Dateien oder Uploads), lesen wichtige Infos wie Datum, Betrag und Lieferantenname heraus und schlagen sogar Kategorien für Ihre Buchhaltung vor. Viele dieser Plattformen bieten auch Integrationen mit gängiger Buchhaltungssoftware an, sodass Sie Ihre Finanzdaten immer aktuell halten können.

Mit einer Plattform wie manyparse können Sie z.B. eigene Rechnungsvorlagen definieren und die Datenerfassung sogar bei PDFs oder Bildern automatisieren. Das bietet Ihnen volle Kontrolle – vor allem, wenn Ihre Rechnungen aus verschiedenen Formaten oder in mehreren Sprachen eingehen.

2. Automatisches Einlesen von Rechnungen aus E-Mails oder Cloud-Speicher einrichten

Eine der wirkungsvollsten Veränderungen ist die direkte Verknüpfung Ihrer Rechnungsquelle – etwa ein Buchhaltungs-E-Mail-Postfach oder ein gemeinsamer Google Drive-Ordner – mit Ihrem Automatisierungstool. So werden Rechnungen sofort abgerufen, ohne dass Sie sie manuell herunterladen müssen. Einige Tools bieten direkte Integrationen zu Gmail, Outlook, Dropbox und anderen Clouddiensten. Einmal verbunden, fließen Rechnungen automatisch in Ihr System.

3. OCR und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzen

Optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht Tools, Text aus gescannten Rechnungen oder Kassenbons auszulesen. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) geht noch weiter: Künstliche Intelligenz erkennt Anordnung, Tabellen und unterscheidet zwischen Einzelpositionen, Kopf- und Fußzeile. Moderne Lösungen wie manyparse rekonstruieren sogar räumliche Zusammenhänge im Dokument, sodass Informationen unabhängig vom Format korrekt erfasst werden – ein großer Vorteil für kleine Teams, die mit vielen unterschiedlichen Rechnungen arbeiten.

4. Freigabe-Workflows automatisieren

Warten Sie auf eine Unterschrift oder die Freigabe einer Rechnung, bevor Sie sie bezahlen können? Auch das lässt sich automatisieren. Die meisten Automatisierungsplattformen für Rechnungen bieten Freigabe-Workflows an. Sobald eine neue Rechnung eintrifft, wird sie direkt an die zuständige Person zum Prüfen oder Abzeichnen weitergeleitet – mit automatischen Erinnerungen, falls jemand in Verzug ist. So bleiben alle im Bilde und Rechnungen werden schneller abgewickelt.

5. Rechnungen mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren

Sobald Ihre Rechnungsdaten extrahiert sind, sollten sie direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Anstatt die Daten manuell einzugeben, nutzen Sie Integrationen, die Rechnungsdaten direkt nach Xero, QuickBooks oder Ihre bevorzugte Software übertragen. Das spart Zeit, minimiert Fehler und hilft, Ihre Finanzen in Echtzeit zu verfolgen.

So geht’s: Einstieg in die Rechnungsautomatisierung

• Notieren Sie, aus welchen Quellen Ihre Rechnungen stammen (E-Mails, Scans, Netzlaufwerke, usw.).
• Testen Sie ein Cloud-Tool, das zu Ihrem Arbeitsablauf passt – für Freelancer und kleine Teams ist eine flexible Lösung wie manyparse ideal, wenn Sie Ihre Rechnungen als PDFs oder Bilder erhalten.
• Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto oder Ihren Cloud-Speicher für automatisches Einlesen.
• Definieren Sie die Rechnungsfelder, die Sie extrahieren möchten (z.B. Datum, Betrag, Firma, Status).
• Richten Sie – falls Sie im Team arbeiten – sogar einfache Freigabeprozesse ein.
• Verknüpfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware für einen nahtlosen Datenimport.

FAQ zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Eignet sich die Rechnungsautomatisierung auch für sehr kleine Unternehmen?

Absolut. Automatisierung braucht kein großes Team. Auch Einzelunternehmer sparen sich so viele Stunden pro Monat und reduzieren Fehler in ihren Unterlagen.

Wie sieht es mit Datenschutz aus?

Achten Sie auf Tools, die Datenschutz großschreiben und Ihnen die Kontrolle über Ihre Daten geben. Bei manyparse ist die Verarbeitung besonders transparent – Sie entscheiden, welche Informationen erfasst und gespeichert werden.

Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein – die meisten Cloud-Tools sind in wenigen Minuten startklar. manyparse ist so gestaltet, dass auch technisch Unerfahrene damit direkt loslegen können.

Kann ich die Automatisierung für Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Formaten nutzen?

Ja. Einige Tools unterstützen mehrsprachigen Text und erkennen flexible Layouts. manyparse ist besonders stark bei unterschiedlichen Formaten oder gemischtsprachigen Dokumenten.

Fazit: Holen Sie sich Ihre Zeit zurück

Wenn Sie genug davon haben, in Papierkram zu versinken und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren möchten, ist Automatisierung Ihr Freund. Die richtige Kombination aus OCR, Workflows und Integrationen kann Ihnen jede Woche Stunden sparen – und Ihre Finanzen bleiben korrekt. Wenn Sie eine einfache Lösung zum Einstieg suchen, testen Sie manyparse kostenlos und erleben Sie, wie leicht Automatisierung sein kann.