Warum gedruckte Verträge digitalisieren?

Papierverträge sind in vielen Unternehmen gang und gäbe. Aber Informationen, die in Papierstapeln oder gescannten PDFs vergraben sind, zu verwalten, zu durchsuchen oder auszuwerten? Das ist eine echte Herausforderung – besonders wenn Sie ein kleines Team sind oder allein arbeiten. Digitale, durchsuchbare Verträge sparen Zeit, reduzieren Fehler und schützen Sie davor, wichtige Informationen zu verlieren.

Die Herausforderung: Vom Papier zur durchsuchbaren Daten

Gedruckte Verträge kommen oft als echtes Papier in Ihr Büro – oder als gescannte PDFs, die Ihnen Partner oder Kunden schicken. Keines dieser Formate ermöglicht es Ihnen, schnell nach Informationen wie Vertragsdaten, Verlängerungsklauseln oder Kundennamen zu suchen, sie zu extrahieren oder zu analysieren. Manuelles Abtippen ist nicht nur langweilig – es bringt Fehlerquellen mit sich, kostet Zeit und lenkt von wichtigeren Aufgaben ab.

Was bedeutet durchsuchbare Daten?

Durchsuchbare Daten bedeuten, dass Sie in Ihren Verträgen sofort nach jedem Stichwort, jeder Klausel oder jedem Detail suchen können – so, wie Sie eine Webseite oder ein E-Mail-Postfach durchsuchen würden. Außerdem können Sie Informationen (wie Kundendaten oder Vertragswerte) einfach extrahieren und in anderen Tools oder Berichten weiterverwenden. Das ist ein riesiger Fortschritt im Vergleich zum mühsamen Durchblättern von Ordnern oder endlosen PDF-Seiten.

Schritt für Schritt: So machen Sie gedruckte Verträge durchsuchbar

1. Scannen Sie Ihre Papierverträge
   Nutzen Sie einen Scanner oder eine Smartphone-App, um PDF- (oder Bild-)Dateien Ihrer Verträge zu erstellen. Die meisten modernen Apps schneiden automatisch zu und verbessern das Bild – wichtig ist, dass Ihre Scans klar und gut lesbar sind.
2. OCR anwenden (Optische Zeichenerkennung)
   Diese Technologie wandelt Textbilder in echten, bearbeitbaren Text um. Viele Scanner bieten eine einfache OCR, aber für zuverlässigere Ergebnisse – vor allem bei komplexem Layout – sind spezialisierte Tools die bessere Wahl.
3. Zentrale Informationen extrahieren und organisieren
   Hier passiert die Magie: Moderne KI-Tools können automatisch relevante Details aus Ihren Verträgen herauslesen. Beispiel: Daten, Beteiligte, Unterschriften oder Zahlungsbedingungen mit wenigen Klicks extrahieren.
4. Daten prüfen, bearbeiten und strukturieren
   Überprüfen Sie die extrahierten Felder und passen Sie an, was das Tool eventuell übersehen hat. Dann exportieren Sie das Ergebnis in Ihre Lieblingsanwendung – Tabellen, CRM, Cloudspeicher oder Dokumentenmanagementsysteme.

Profi-Tipp: Setzen Sie auf Einfachheit und Datenschutz

Als kleines Unternehmen oder Freiberufler liegt Ihr Fokus auf schnellen Lösungen und einfacher Bedienung. Wählen Sie Tools, die keine langwierige Einrichtung oder IT-Kenntnisse erfordern. Viele Programme verlangen Geld für Funktionen, die Sie nie nutzen, oder erschweren das Auffinden Ihrer Daten. Achten Sie auf Software mit Datenschutz als Priorität; Ihre Verträge sind kein Ort für Datenlecks!

Mit einem Tool wie manyparse können Sie gescannte Verträge als PDF oder Bild hochladen. Die KI übernimmt die Arbeit: sie erkennt gedruckten Text (OCR), versteht das Original-Layout und hilft Ihnen, genau die Felder zu definieren, die Sie benötigen. Sie bleiben Herr Ihrer Daten und verschwenden keine Zeit mit komplizierten Systemen. Ihre Verträge sind sicher und sofort durchsuchbar – ganz ohne Technik-Kauderwelsch.

Praktische Tipps für eine smartere Vertragsdigitalisierung

• Mehrfach-Scan nutzen: Scannen Sie nicht jede Seite einzeln, sondern legen Sie Verträge stapelweise ein und scannen Sie mehrere auf einmal.
• Dateien logisch benennen: Integrieren Sie Vertragsparter, Datum und Typ in den Dateinamen. Das erleichtert später das Wiederfinden des Originals.
• Digitale Verträge sichern: Speichern Sie Kopien an mindestens zwei sicheren Orten.
• Vertraulichkeit beachten: Nutzen Sie Tools mit strengen Datenschutzrichtlinien, gerade bei juristischen oder finanziellen Verträgen.
• Beginnen Sie mit Ihren aktiven Verträgen: Digitalisieren Sie zuerst die Verträge, die Sie häufig nutzen oder aktualisieren, und widmen Sie sich danach den Archiven.

So funktioniert das Auslesen mit Manyparse in der Praxis

So einfach geht's:

1. Registrieren Sie ein kostenloses Konto bei manyparse.
2. Laden Sie Ihren gescannten Vertrag hoch (PDF, Word- oder Bilddatei).
3. Lassen Sie sich vom Assistenten führen – die KI von manyparse schlägt relevante Dokumenttypen und Felder vor, oder Sie definieren Ihre eigenen.
4. Überprüfen Sie die Ergebnisse, nehmen Sie gewünschte Anpassungen vor und exportieren Sie die strukturierten Vertragsdaten. Das war's!

Keine verwirrenden Menüs, keine überflüssigen Schritte, keine Sorgen um den Schutz sensibler Daten.

Fazit: Verwandeln Sie Ihre Verträge, verwandeln Sie Ihre Arbeit

Die Umwandlung gedruckter Verträge in durchsuchbare Daten zahlt sich schnell aus: Sie suchen weniger, machen weniger Fehler und arbeiten flexibler. Es geht darum, intelligenter, nicht härter zu arbeiten. Setzen Sie auf einfache Lösungen, die auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten sind – Ihre Produktivität und Ihr Seelenfrieden werden es Ihnen danken.

Sie wollen sehen, wie einfach es sein kann? Testen Sie manyparse kostenlos und erleben Sie den Unterschied. Sicher, zuverlässig und gemacht für Menschen, die Besseres zu tun haben, als Papier zu wälzen.

FAQ

Ist das Scannen von Verträgen und die Nutzung von OCR legal?

Ja, solange Sie das Recht zur Digitalisierung dieser Verträge haben und die Datenschutzgesetze beachten.

Welche Dateiformate kann ich verwenden?

Die meisten Tools – einschließlich manyparse – unterstützen PDF, JPG, PNG und Word-Dateien.

Wie genau ist die automatische Vertragsextraktion?

Die Genauigkeit hängt von der Scanqualität und dem Tool ab. Manyparse verbessert die Extraktion, indem es das Dokumentenlayout versteht und nicht nur den Text.